שירות מענה טלפוני לעסקים מוצע על ידי חברות פרטיות. השירות מתאים למנהלים המעוניינים להציע ללקוחותיהם מענה טלפוני מחוץ לעסק, בעיקר על מנת לחסוך בהוצאות אך גם כדי להבטיח מענה זמין במשך 24 שעות ביממה. השירות ניתן במסגרת מוקד המופעל על ידי צוות של עובדים. כל אחד מהעובדים במוקד מענה טלפוני לעסקים עובר הכשרה מיוחדת. מטרת ההכשרה היא להקנות לעובדים כלים ומיומנויות להתמודדות עם לקוחות.
חברות המציעות שירות מענה טלפוני לעסקים נדרשות לעמוד בקריטריונים מחמירים. על החברות להקפיד על ביקורת תקופתית, לגייס עובדים איכותיים ולשמור על תהליך שיפור תמידי. רק כך יכולות חברות בתחום הזה לספק עבור בעלי עסקים את השירות היעיל והאופטימאלי.
כיצד בוחרים שירותי מענה טלפוני לעסקים?
בעלי עסקים המעוניינים להפעיל שירותי מענה טלפוני צריכים לבצע בחירה מושכלת. אפשר לקבל המלצות מלקוחות קודמים של חברות מובילות, לשמוע חוות דעת מקולגות או לתאם פגישת היכרות לא מחייבת. המטרה היא למצוא שירות העולה בקנה אחד עם האופי של העסק ועם צרכי לקוחותיו. במידה והעסק מתמחה בתחום ספציפי מסוים, יש לוודא את התאמת נציגי השירות ואת הרקע שלהם.
גם השיקול הכלכלי מהווה פקטור משמעותי בבחירת שירותי מענה טלפוני לעסקים. מנהלים שרוצים לחסוך בהוצאות צריכים לחשוב על הטווח הארוך. עליהם לבדוק כיצד המענה הטלפוני משתלב במחלקת שירות הלקוחות ולהחליט מתי להפעיל אותו. יש מנהלים המעוניינים במוקד טלפוני רק כאשר מחוץ לשעות הפעילות הרגילות של המשרד, לעומת אחרים שיעדיפו לנצל אותו גם במצבי עומס ובאין מענה.
לסיכום, בעל עסק שמרגיש פספוס של שיחות חשובות יכול להפעיל מענה טלפוני על ידי חברה חיצונית. המענה הוא חלק חיוני ממערך שירות הלקוחות של העסק והוא מבטיח פתרונות מיידיים לשלל צרכים.